Le coffre-fort numérique permet la dématérialisation du bulletin electronique et devient de plus en plus prisé par les entreprises, de par son côté pratique et sécuritaire.
Pourquoi mettre en place un coffre-fort numérique ?
Comme son nom l’indique, le coffre-fort numérique est un outil virtuel qui va permettre d’archiver des documents personnels et confidentiels en toute sécurité.
Plus de papier, l’employeur va pouvoir s’inscrire dans une démarche RSE en réduisant l’empreinte écologique. La dématérialisation va également générer des économies sur les coûts d’impression, de traitement et de stockage physique des documents. Ainsi, le bulletin électronique coûte 3 à 6 fois moins cher que le bulletin de papier.
Le collaborateur va pouvoir y retrouver tous ses documents personnels (bulletin electronique (fiche de paie), contrats de travail, pièce d’identité…) depuis smartphone ou ordinateur, même s’il quitte l’entreprise.
Exit les gros classeurs, le papier et les impressions… avec le coffre-fort numérique et grâce à la digitalisation RH, on peut avoir accès à tous les documents sans risquer la dégradation ou la perte !
Que peut-on archiver dans le coffre-fort numérique ?
Le collaborateur pourra y retrouver :
- ses fiches de paie (bulletin electronique)
- ses contrats et avenants,
- ses attestations,
- ses diplômes
- ou tout autre document professionnel,
Mais pas que ! En effet, une fois le coffre-fort attribué le collaborateur peut y ajouter des documents personnels.
Quelques règles à respecter :
Depuis la loi El Khomri de 2017, la distribution des bulletins de paie est soumise à des règles :
En effet, l’employeur peut, sous certaines conditions, mettre en place le coffre-fort numérique pour les fiches de paie. Il doit ainsi garantir :
- La disponibilité des bulletins de paie. Le salarié doit pouvoir conserver ses accès au coffre pendant 50 ans ou ses 75 ans, même s’il quitte l’entreprise,
- L’intégrité des bulletins de paie. L’employeur doit garantir que le document archivé est bien l’original et qu’il ne peut pas être falsifié,
- La confidentialité des données : Le système d’archivage utilisé par l’entreprise doit respecter des normes de sécurité permettant de garantir la confidentialité des données archivées.
L’employeur doit également informer les salariés, 30 jours avant la mise en place du coffre-fort numérique, de son droit de refuser la dématérialisation. L’employeur devra ainsi communiquer les bulletins en format papier pour les collaborateurs ayant refusé le coffre-fort numérique.
A noter que si le collaborateur ne donne aucune réponse, l’employeur pourra lui envoyer son bulletin de paie sous format dématérialisé via le coffre-fort numérique.
Depuis la loi de 2018, l’employeur doit respecter la réglementation RGPD :
En effet, les lois concernant le respect de la vie privée du collaborateur sont strictes. Il faut donc s’assurer d’être en règle avec celles-ci. Ainsi, l’envoi des bulletins de paie n’est pas autorisé par le RGPD. En effet, la fiche de paie contient des informations personnelles et confidentielles et ne peut être intégrée dans un support faiblement sécurisé comme l’email.
Le coffre numérique est donc indispensable au respect de cette règlementation.
Attention !
💡 En cas de non-respect des normes RGPD, des sanctions existent :
- des sanctions administratives : limitation au traitement des données, sanctions administratives financières…
- des sanctions pénales en cas de violation grave des règles : jusqu’à 300 000 euros d’amende et 5 ans de prison.
Concrètement, les atouts d’un coffre-fort numérique sont :
- Le gain de temps : vous pouvez distribuer vos bulletins de paie en quelques clics, quelques soit votre logiciel de paie.
- La sécurité : le coffre-fort numérique est soumis à une réglementation française afin de garantir la confidentialité des documents.
- L’accessibilité : terminé les communications de duplicatas parce que le salarié a perdu son bulletin de paie, il aura accès à ses bulletins via son coffre-fort numérique, depuis n’importe quel appareil ayant une connexion internet.
Si vous envisagez de mettre en place un coffre-fort numérique, pensez à bien vérifier que le prestataire choisi remplit les critères suivants :
- La solution répond aux prérequis de la loi El Khomri et du RGPD
- La solution est intuitive pour que les moins habiles avec l’informatique puissent accéder à leurs bulletins de paie sans vous solliciter !
- L’assistance est prise en charge par le prestataire choisi. Vous ne serez ainsi pas dérangé par vos salariés en cas de difficultés rencontrées par vos salariés.
Ainsi, des prestataires de coffre-fort numérique comme Staff & Go remplissent toutes ces conditions et vont mêmes plus loin en automatisant tout le processus d’embauche, avec un archivage automatisé des contrats de travail signés électroniquement. Les documents de sortie (certificat de travail, attestation employeur…) peuvent également être envoyés en signature électronique et archivés automatiquement dans le coffre Staff & Go du salarié.
