Qui dit bonne marche d’une entreprise dit souvent augmentation des effectifs. Qui dit accroissement des effectifs dit embauche. Et qui dit embauche dit obligations et impératifs liés aux formalités d’embauche.
Parmi ces formalités, il est notamment nécessaire d’émettre, de compléter, réclamer ou encore de remettre au salarié et aux organismes administratifs un certain nombre de documents.
RH Box passe en revue l’ensemble des documents obligatoires ou susceptibles d’être utiles dans le cadre d’une embauche.
Au sommaire dans cet article :
- Sécuriser l’embauche en amont.
- Les documents à remettre au salarié.
- Les documents à demander au salarié.
- Les documents à générer et fournir à l’administration
1. Sécuriser l’embauche en amont
Dans certaines situations, sécuriser l’embauche en amont peut être important, voire indispensable. Pour l’employeur et les équipes en postes, mais aussi pour le futur salarié. Une proposition d’embauche peut alors être rédigée. Elle peut prendre les formes suivantes :
> Offre de contrat de travail : c’est une proposition d’engagement qui est envoyée au candidat qui, de son côté demeure libre de l’accepter ou de la refuser. Un délai de réponse peut être fixé pour communiquer la réponse.
> Promesse unilatérale de contrat de travail : C’est ce que l’on appelait avant « promesse d’embauche ». C’est un document qui vaut le contrat de travail et qui engage l’employeur, comme le salarié dès sa signature. Comme le contrat de travail la promesse doit être respectée. Dans le cas contraire si l’employeur rond la promesse cela équivaudrait à un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
💡 Bon à savoir
Dans les 2 cas, pour être valide, l’offre doit préciser : la définition du post envisagé, la date d’entrée en fonction, le lieu de travail ainsi que la rémunération associée.
2. Moment de l’embauche : les documents à remettre au salarié
Voici la liste des documents à fournir au moment de l’embauche :
> Le contrat de travail conclu avec le salarié : Pour rappel dans l’article précèdent sur la nouvelle loi DDADUE, il est fortement recommandé d’utiliser l’écrit pour éviter de nombreux litiges pour les contrats précaires comme pour les CDI temps plein maintenant.
D’ailleurs notre partenaire STAFF & GO à une solution toute trouvée à sujet ! De la rédaction, à la signature dématérialisée en passant par l’envoi et archivage de la DPAE dans un coffre numérique employeur et salarié sécurisé ! Tous les documents sont à portée de main et archivés…
La seule liberté qu’à l’employeur au final est de choisir entre une version papier ou électronique pour rédiger le contrat.
> Le livret d’épargne salariale (lorsqu’il existe dans l’entreprise): ce livret doit présenter l’ensemble des dispositifs d’épargne salariale mis en place dans l’entreprise (intéressement, participation, plan d’épargne entreprise, etc…).
> De plus l’employeur à l’obligation d’informer le salarié des garanties ouvertes lorsqu’un régime de prévoyance est en place dans l’entreprise : pour cela il peut transmettre les notices de garanties.
IMPORTANT
Depuis le 01/08/22, en plus des autres informations obligatoires l’employeurs doit désormais au cours de la première semaine puis du premier mois informer le salarié plus précisément sur certains éléments du contrat qui les lie. Pour rappel voici le tableau récapitulatif du précèdent article
3. Les documents à demander au salarié
Dans le processus d’embauche, il n’y a pas que l’employeur qui est concerné : le salarié doit aussi être mis à contribution. Il a des documents à fournir à l’employeur lors de son embauche.
Les documents principaux demandés sont souvent :
> Un RIB : utile pour effectuer le versement du salaire. Attention le RIB doit etre au nom du salarié et concerner son compte bancaire personnel. Un étudiant ou jeune ne peux pas fournir le RIB de ses parents. (Je reviendrai sur le sujet dans un prochain article…)
> copie de sa pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) ;
> copie de la carte vitale ou une attestation d’affiliation à la sécurité sociale
> copie du titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.
> Le refus de la mutuelle d’entreprise, si le salarié rentre dans l’un des cas de dispense (D’ailleurs les choses sont peut-être en train d’évoluer à ce sujet… RH box vous en dit plus dans notre prochain article ! 😉 )
Ces pièces principales sont demandées pour établir la DPAE (voir point 4.), le contrat de travail ainsi que pour préparer la paie et les futures DSN (Déclaration sociales nominative auprès des différents organismes). Mais d’autres documents peuvent être demandés :
> un justificatif de transport (annuel ou mensuel : pour rembourser une partie des frais de transport du salarié ;
> Le ou les diplômes ou attestation de formation. utiles à l’employeur dans certains cas pour justifier ou bénéficier d’avantages (CIR par exemple), ou pour vérifier la capacité à occuper une fonction nécessitant un niveau ou un diplôme (ex : diplôme d’infirmier, ou attestation valide de formation CACES ou d’une habilitation électrique…)
> une photocopie du permis de conduire : pour les emplois nécessitant la conduite d’un véhicule motorisé, le permis de conduire fait partie des documents à fournir à l’employeur lors d’une embauche. (Les ambulanciers, les sapeurs-pompiers, poids lourd,…)
> un extrait de casier judiciaire vierge : Chaque personne dispose d’un casier, composé de 3 bulletins : 1, 2 et 3. Les bulletins 1 et 2 ne peuvent être demandés que par certaines autorités de l’Etat et certains employeurs privés expressément habilités. Aussi, les employeurs privés non habilités demandent parfois à leurs futurs employés de fournir une copie du bulletin N° 3 du casier judiciaire pour s’assurer que ni figure aucune condamnation pénale importante. Cette demande est faite quand la nature de l’emploi le justifie ; par exemple dans certain établissement recevant du jeune public.
> Des documents relatifs aux plans d’épargne retraite : Les salariés disposant d’un plan d’épargne retraite (PER) ne perdent pas le bénéfice des cotisations versées sur ce plan par eux-mêmes ou leurs anciens employeurs. Parfois, le nouvel employeur propose un plan d’épargne retraite identique au précédent PER du salarié. Dans ce cadre, le Plan d’Epargne Retraite Individuel (PERI), le Plan d’Epargne Retraite collectif (PERCOL) ou le Plan d’Epargne Retraite par catégorie de personnel (PERCAT) doit figurer dans les documents à fournir par le salarié au moment de l’embauche.
4. Les documents à générer et fournir à l’administration
Au moment de l’embauche il y a également des formalités à réaliser au niveau de certaines administrations et des documents à générer et à consigner en vue d’un éventuel contrôle par l’inspection du travail.
Certains documents doivent être établis obligatoirement à l’embauche du premier salarié de l’entreprise. On retrouve :
> Le règlement intérieur de l’entreprise : obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il peut aussi être mis en place dès l’arrivée du premier salarié ;
> Le registre unique du personnel, (RUP) : c’est Le document enregistrant les mouvements des salariés (entrée – sortie – passage d’un contrat à un autre…) dans l’entreprise. Ce registre doit être mis en place dès l’arrivée du premier salarié puis doit être mis à jour à chaque départ ou à chaque nouvelle arrivée.
Souvent en version papier, il peut être tout aussi bien être dématérialisé.
> Le DUERP : obligatoire dans toutes les entreprises, dès l’embauche du 1er salarié. L’employeur y consigne le résultat de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels peuvent être exposés les salariés.
L’évaluation des risques professionnels est de la responsabilité de l’employeur et s’inscrit dans le cadre de son obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés.
Attention ! Il faut non seulement le mettre en place dès la première embauche, mais aussi le mettre à jour chaque année !
D’autres documents doivent être émis à chaque embauche :
> La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : document obligatoire qui doit être produit avant l’embauche de chaque salarié, pour informer les différents organismes administratifs de l’arrivée du salarié dans l’entreprise.
> Une fois que votre salarié est intégré dans l’entreprise, le principal document que vous devrez lui remettre régulièrement, à savoir mensuellement, sera sa fiche de paie.
Rappel : Pensez à vérifier que le compte bancaire sur lequel vous allez verser le salaire est bien au nom du salarié. C’est désormais obligatoire !
💡 Bon à savoir
Il n’y a pas de différence entre les documents d’embauche en CDI et les documents lors de l’embauche d’un CDD. Vos obligations en la matière sont les mêmes.
Enfin, il est de plus en plus courant, que l’employeur organise un processus d’onboarding complet pour son nouveau salarié (kit de bienvenue, goodies, livret accueil, mail de pré boarding etc…
Si vous avez envie d’avoir quelques tips et documents utiles pour créer votre propre kit de bienvenue, je vous propose de vous abonner à notre Newsletter RHBOX et de rester vigilant à la sortie des prochains articles ! Il est fort possible qu’une édition spéciale d’avant rentrée sorte à ce sujet 😉 !
