La Matrice d’Eisenhower

Il est primordial d’avoir une bonne gestion du temps et des priorités !

En effet nous disons souvent que nous manquons de temps. Cependant le manque de temps peut être source de stress, voire même de burn-out.

Mais alors, la matrice d’Eisenhower, qu’est-ce que c’est exactement et à quoi sert-elle ?

Un outil de gestion du temps et priorités

La matrice d’Eisenhower est un outil d’organisation qui va être très utile dans tous les domaines, que ce soit dans la vie de tous les jours ou au travail. 

Concrètement, la matrice d’Eisenhower va permettre une meilleure gestion du temps et des priorités et ainsi de ne pas se précipiter en essayant de terminer une tâche, au risque de mal la réaliser. 

En effet, cette matrice a pour but de hiérarchiser les différentes tâches que l’on souhaite effectuer et de les classer en fonction de leur importance et de leur urgence. Cela permettra d’augmenter sa productivité et donc de ne pas se laisser déstabiliser par d’autres tâches superflues. 

 

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La différence entre importance et urgence

Les tâches seront donc hiérarchisées en fonction de leur importance et de leur urgence. Cette hiérarchisation permettra un travail plus efficace 

En effet, l’importance et l’urgence sont deux notions bien différentes qu’il est essentiel de distinguer. 

La tâche importante : C’est une tâche qui va permettre d’accomplir des objectifs, elle pourrait entrainer de lourdes conséquences (positives comme négatives). 

La tâche urgente : C’est une tâche qui est sujette à une deadline (un temps imparti) à très court terme. Néanmoins, le fait de la réaliser ou non n’entraîne pas forcément de conséquences importantes. 

Ainsi, la matrice va classer dans 4 catégories différentes les tâches à faire, à planifier, à déléguer et à éliminer selon leur degré d’importance et d’urgence.  

Comment créer une matrice d’Eisenhower ?

Pour créer une matrice d’Eisenhower, plusieurs étapes sont nécessaires : 

  • Première étape : Faire une liste des différentes tâches. 
  • Deuxième étape : Analyser et hiérarchiser ces tâches selon leur importance et leur urgence. 
  • Troisième étape : Lorsque tout est clair, placer les différentes tâches dans la matrice. 

Voici un exemple de comment ces diverses tâches peuvent être classées et hiérarchisées dans la matrice, avec l’aide d’un code couleur : 

  • Rouge pour les tâches urgentes et importantes : elles sont à traiter en priorité car le retard entraînera des conséquences négatives importantes. 
  • Orange pour les tâches importantes mais pas urgentes : elles sont à planifier car elles permettent une réussite sur le long terme. 
  • Vert pour les tâches urgentes mais peu importantes : elles sont à déléguer afin de ne pas vous laisser envahir par des tâches superflues qui ne nécessitent pas la mobilisation de vos compétences, ou à traiter immédiatement si vous n’avez pas la possibilité de déléguer. A noter que les traiter en masse peut également être efficace et être source de satisfaction personnelle 
  • Bleu pour les tâches ni urgentes ni importantes : elles sont à éliminer ou à laisser de côté en attendant que celles-ci deviennent urgentes ou plus importantes.  

C’est ainsi que plusieurs logiciels gratuits proposent des matrices d’Eisenhower, comme par exemple Trello ou Asana. 

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Quelles sont les limites de la matrice d’Eisenhower ?

Bien évidemment, cette matrice comporte certaines limites. 

En effet, elle est sujette à la subjectivité de chacun : qu’on se le dise, chaque personne peut interpréter les quadrants de la matrice d’une différente manière, et la notion de temps reste propre à chacun. Il peut donc être difficile de distinguer les notions d’importance et d’urgence.  

Cette matrice nécessite également de la rigueur dans la mise à jour des tâches. En effet, non seulement de nouvelles tâches apparaissent tous les jours, mais le degré d’urgence et d’importance des tâches existantes sont amenées à changer (exemple :  la préparation d’un évènement important qui est repoussé va descendre sera dépriorisée). 

Certains outils peuvent venir contrer ces critiques, telles que la Loi de Pareto par exemple qui permet elle aussi une meilleure gestion du temps. Nous vous en parlons dans notre prochain article.  

SOURCES : ICI

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